Будущее финансов: как придать ускорение бизнесу

Сложные экономические реалии диктуют нетривиальные вопросы. Как оптимизировать затраты при условии, что пояса и так затянуты? Как увидеть свет в конце туннеля мирового кризиса? Как наладить функционирование всех систем, открывая новые рынки? Как оптимизировать бизнес-процессы в компании без больших затрат? Как сделать сложное простым и в максимально сжатые сроки?

Ответом может стать одно из последних решений на ИТ-рынке в этой сфере — SAP S/4HANA. CNews разобрался, как переход на предложенную SAP платформу может изменить работу компании.

Новый продукт был презентован весной этого года на ежегодном «SAP Форум Москва». Это, прежде всего, новая версия ERP-системы — корпоративное решение для управления ресурсами предприятия, созданное на базе уже известной на рынке платформы SAP HANA. 

Для SAP Россия и СНГ — стратегически важный регион, что не раз отмечал генеральный директор SAP СНГ Вячеслав Орехов. Компания работает над укреплением здесь своей позиции и уже заключила 40 сделок о внедрении новой платформы в компаниях СНГ.

Больше, чем просто новый интерфейс

Пользователи SAP S/4HANA получили принципиально иной интерфейс для работы в системе — теперь это не отдельные транзакции, а бизнес-приложения, заточенные под определенную роль конкретного специалиста (бухгалтера по работе с дебиторами, казначея, менеджера по закрытию и др.). Приложения построены по принципу оперативных ключевых показателей, которые фокусируют пользователя на работу с отклонениями и особыми ситуациями. Каждый показатель рассчитывается в режиме онлайн на базе первичных документов в системе и подсвечивается красным, если значение показателя ниже порогового. Интерфейс дополнен сервисом мгновенного обмена сообщениями в группе (SAP JAM) и неструктурированного поиска. 

Управление финансовыми процессами в SAP S/4HANA

Источник: SAP, 2015

(Для просмотра в полном размере нажмите на иллюстрацию)

Некоторые транзакции переписаны в виде бизнес-приложений специально под определенную задачу. Например, выверка накладной на поступление материала и входящего счета-фактуры. Раньше, чтобы выполнить выверку поступления материала и счета (выравнивание 15 счета), нужно было зайти в несколько разных транзакций и отчетов. Теперь для этого есть единое приложение, где вся аналитика по задаче и обработка операций находятся в одном месте. При работе в новом приложении трудоемкость снижается в два раза: на 50% уменьшается количество заполняемых полей и на столько же — количество кликов, а также на 90% сокращается количество переходов между экранами. SAP S/4HANA доступна на любых мобильных устройствах.

Когда финансы любят спешку

SAP S/4HANA входит в большой пакет решений для бизнеса — BusinessSuit. Разработчики уверены — их новый продукт как никогда актуален сегодня: платформа помогает эффективно оптимизировать бизнес-процессы, чтобы пережить самые турбулентные для экономики времена. Один из наиболее важных блоков, который с SAP S/4HANA начнет работать эффективнее, — управление финансами. SAP S/4HANA модернизирует бухгалтерский и управленческий учет, управление денежными средствами, финансовое планирование.

Обычный пользователь может видеть онлайн состояние своих банковских счетов, а предприятие, как правило, — нет. С решением SAP S/4HANA у компаний такая возможность есть благодаря объединению решений SAP с технологиями банков. Например, соединение с банком host-to-host позволяет реализовать идею корпоративной денежной позиции в режиме онлайн. Иными словами, статус исполнения платежа можно отслеживать в режиме реального времени и максимально быстро интегрировать эту информацию в отчетность о денежной позиции. По данным SAP Benchmarking, общее повышение прозрачности денежных средств позволит снизить стоимость привлеченного капитала для компании на 28%.

Еще одна частая проблема — трудоемкий и длительный цикл закрытия. Многие предприятия «закрываются» до 20 числа следующего месяца, что сдвигает сроки консолидированной отчетности по холдингу на конец следующего месяца и значительно снижает эффективность принятия управленческих решений. SAP S/4HANA, как свидетельствует статистика, снижает трудоемкость процесса на 30% благодаря повышению производительности системы, сокращению времени обработки транзакций, устранению части операций и удобным средствам мониторинга закрытия. Некоторые шаги закрытия, утверждают разработчики, можно сократить или вовсе устранить (пакетные вводы, выверки между FI и CO и т.д.), часть операций — перенести внутрь периода (например, выверку внутригрупповых оборотов), а сам процесс закрытия отслеживать в формате Fiori-дэшборда. При этом заранее, не дожидаясь конца периода, можно провести предзакрытие — своеобразную «репетицию», которая позволит оценить, как произойдет закрытие. В будущем, обещает SAP, возможным станет и мгновенное закрытие.

Одна из важных возможностей, которые дает SAP S/4HANA, — интегрированное бизнес-планирование логистики и финансов. Обычно компании при прогнозировании отталкиваются лишь от плана продаж прошлого периода, текущих остатков. При этом процессы логистики и финансового планирования и бюджетирования остаются совершенно разрозненными, выполняются разными подразделениями и даже не всегда коррелируют друг с другом. Сотрудникам логистического и финансового департаментов приходилось тратить немало времени на то, чтобы скоординировать работу своих отделов и получить «единую версию правды». Работая на SAP S/4HANA, все подразделения используют одни и те же наборы данных и действуют в рамках единого процесса. Это делает планирование и прогнозирование более точными, что, безусловно, влияет на все финансовые показатели компании.

Проблема разрозненных ландшафтов предприятия, когда отдельно «живут» системы планирования, учета и аналитики, — одна из наиболее острых. Это приводит к медленному формированию отчетности и усложняет анализ отклонений. При переходе на SAP S/4HANA предприятия начинают получать финансовую отчетность в режиме онлайн в формате ключевых показателей деятельности. У пользователей появляется доступ к детализированной вплоть до первичного документа онлайн-аналитике, возможен быстрый переход от KPI (дэшборд) до отдельного документа, например, «проваливание» от баланса к отдельным позициям. Все это значительно меняет работу. Например, директору по экономике и финансам не нужно больше регулярно запрашивать отчетность у своего отдела, а потом изучать полученные и к тому моменту уже не слишком актуальные данные, ждать расшифровки в поисках отклонений (подготовка которых может занимать у финансово-экономической службы до нескольких дней). Теперь можно получать центральную «Главную книгу» с управленческой аналитикой, отчет о денежной позиции и прогноз ликвидности по группе компаний в режиме онлайн, даже если дочерние общества работают в разных системах.

SAP S/4HANA меняет и подход к интеграции вновь приобретенных предприятий в информационную систему корпорации. С помощью технологии «Центрального журнала» можно реализовать автоматическую передачу финансовых операций новых подразделений в центральную систему управления финансами без прерывания работы существующих систем. Настройка такой интеграции позволяет быстро инкорпорировать отчетность нового подразделения в центральную «Главную книгу» и уже в спокойном темпе планировать полный переход подразделения в единую систему.

Пример из практики международной страховой компании Zurich Insurance Group, обслуживающей клиентов в 170 странах мира. До недавнего времени у компании возникали сложности с формированием оперативной отчетности по международным подразделениям, а руководство не устраивал трудоемкий и медленный процесс закрытия периода. Было решено оптимизировать работу с помощью SAP Simple Finance, и уже на этапе «пилота» страховая группа получила внушительные результаты. Отработка отчетов по отдельным позициями «Главной книги» ускорилась в 1000 раз (с 15 мин. до 1 сек.), процесс перераспределения сократился с 31 до 13 шагов, цикл перерасчетов контроллинга — с 5 ч до 1 ч, время обработки операций финансового закрытия выросло на 65%. Ограничения на объем данных в одной системе были сняты.

Проверено на себе

Решение, которым вендор предлагает пользоваться своим клиентам, компания SAP, прежде всего, проверила на себе, применив его для своих корпоративных систем более чем в 300 подразделениях компании по всему миру. Результат: оптимизация финансовой функциональности SAP ERP прошла за 55 дней и позволила сократить трудозатраты на процессы финансового закрытия на 400 часов, устранить сложный процесс выверки и реализовать полную прозрачность финансовых операций. Кроме того, упростилась выверка данных, все процессы стали максимально открытыми, и появилась возможность в любой момент времени получить гибкую отчетность по всем измерениям. Это упростило работу 65 тыс. пользователей.

Первой организацией в СНГ, внедрившей SAP S/4HANA, стала «Грузинская железная дорога». Компания запланировала полную автоматизацию ключевых бизнес-процессов: от управления финансами, закупками и персоналом до проведения ремонтных работ. Например, предусмотрено создание единой системы бюджетирования, которая позволит оперативно вносить изменения в бюджет и согласовывать цены на закупки с филиалами.

«Переход к современному мощному решению — необходимый шаг для обеспечения стабильного развития «Грузинской железной дороги» — предприятия, тесно связанного не только со всеми отраслями экономики, но и обслуживающего пассажирские перевозки. Внедрение решений SAP даст нам необходимый контроль над всеми ключевыми бизнес-процессами и повысит эффективность нашей работы, что важно для всей экосистемы наших партнеров и клиентов», — прокомментировал проект внедрения генеральный директор «Грузинской железной дороги» Мамука Бахтадзе.

«SAPS/4HANA — наш самый инновационный продукт. Он выполняет три новых функции. Во-первых, значительно упрощает моделирование данных, во-вторых, изменяет представление о пользовательском интерфейсе решений SAP — теперь он намного проще, и в-третьих, этот продукт дает нашим заказчикам новую платформу для перестройки своих бизнес-процессов», — рассказал в ходе разговора с корреспондентом CNewsTV корпоративный директор SAP в регионе Центральная и Восточная Европа Штефан Хохбауэр (Stefan Höchbauer).